Sistema de OS para assistência técnica: o que precisa ter

12/09/2026 · atualizado em 16/10/2026 · Sistemas

Um sistema de ordem de serviço pra assistência técnica precisa, no mínimo, registrar a prova do estado do aparelho na entrada, transformar orçamento em OS sem digitar de novo, fechar o caixa sem depender de memória e conversar com o atendimento. Se falta um desses pontos, alguém no balcão ainda vai copiar a mesma informação de um lugar pro outro.

Prova em três camadas

A maior fonte de briga numa assistência técnica é "o aparelho já chegou assim" contra "isso quebrou aqui dentro". Sem prova registrada no momento da entrada, a discussão vira palavra contra palavra.

Prova em três camadas é registrar, na abertura da OS, o estado visível do aparelho (fotos ou descrição detalhada), os acessórios que vieram junto e o defeito ou dano que o cliente já relatou. Esse registro protege os dois lados. O cliente sabe que o defeito de entrada está documentado, e o negócio consegue provar que um problema não surgiu durante o conserto.

Se o sistema não pede esse registro na hora de abrir a OS, ninguém faz na correria do balcão.

Também ajuda o sistema guardar a garantia de cada serviço, com a data de entrega e o prazo combinado. A garantia legal de conserto em aparelho é de 90 dias, contados da entrega do serviço (Código de Defesa do Consumidor, art. 26). Quando o cliente volta reclamando, a OS mostra o que foi trocado e até quando vale a garantia, e a conversa fica curta.

Orçamento que vira OS que vira caixa

Outro ponto que separa um sistema de uma planilha é a ligação entre orçamento, ordem de serviço e caixa. Em muita assistência técnica, o orçamento sai num papel ou numa conversa de WhatsApp, a OS é aberta em outro lugar e o caixa fecha de memória no fim do dia.

O orçamento tem regra. O Código de Defesa do Consumidor pede que ele traga o valor da mão de obra e das peças, a forma de pagamento e as datas de início e de entrega, e diz que o valor vale por 10 dias a partir de quando o cliente recebe (art. 40). Um sistema que monta o orçamento com esses campos já resolve isso sem ninguém decorar a lei.

O certo é o orçamento aprovado pelo cliente virar a própria OS sem digitar tudo de novo, e o pagamento registrado na OS entrar sozinho no caixa do dia. Isso acaba com o "depois eu lanço", que é onde aparecem erro de valor e aparelho entregue sem a baixa do pagamento.

O mesmo vale pra saída do aparelho. Quando a OS muda pra pronta, o sistema devia avisar o cliente pelo WhatsApp sozinho, com o valor e o horário de retirada. Isso tira do técnico a tarefa de mandar mensagem um por um e diminui o aparelho esquecido na prateleira.

Atendimento com IA ligado ao sistema

Um sistema de OS atual precisa conversar com o atendimento. Quando o agente de IA oficial da Meta no WhatsApp Business já responde perguntas frequentes e ajuda a dar entrada num pedido, essa informação devia chegar ao sistema. Senão alguém copia do WhatsApp pro sistema na mão.

Na prática, o cliente começa o contato pelo WhatsApp, a atendente de IA pega as informações iniciais e quem abre a OS na bancada não redigita o que o cliente já disse. O técnico também não precisa largar o conserto pra atender o balcão.

Na Conectau, a atendente de IA está ligada desde 30/09/2026, num número dedicado, e cota só pela tabela. Antes dela, metade de quem pediu conserto não recebia preço. Medi isso cruzando 14.395 atendimentos do WhatsApp com as ordens de serviço e as etiquetas de venda (mar/2025 a set/2026). Quem já consertou também é reconhecido pelo histórico quando escreve de novo, e na mesma medição esse cliente fechou 25,5%, contra 8,0% do cliente novo.

Um negócio ou uma rede

O mesmo sistema precisa servir pra quem tem uma assistência só e pra quem tem mais de uma unidade. O que muda é a necessidade de ver cada unidade separada (caixa, OS e estoque por unidade) e, ao mesmo tempo, ter uma visão somada pra quem administra a rede.

Uma assistência técnica que cresce de uma unidade pra duas ou três sente esse problema rápido. Sistema pensado só pra um ponto obriga a manter planilhas paralelas pra somar os números.

Com visão de rede, fica fácil comparar unidades, como saber qual vende mais um tipo de conserto e qual tem o caixa mais estável. Sem ela, o dono precisa juntar a planilha de cada unidade na mão ou pedir relatório pra cada responsável.

Onde o Consertaria nasceu

O Consertaria nasceu na Conectau, a minha marca de conserto de celular em Taubaté, aberta em 2017. Ele foi construído resolvendo o que travava o dia a dia, como orçamento perdido e caixa que não batia no fim do mês.

Os pontos deste artigo nasceram de problemas da Conectau. A visão de rede, do tópico anterior, ainda não está no Consertaria. Função que não resolve um problema desse tipo fica de fora.

Teste grátis de 14 dias

O Consertaria tem teste de 14 dias grátis, sem cartão, em consertaria.com. Os planos e os preços estão no site do próprio Consertaria. Dá pra testar com as OS do dia a dia antes de decidir.

Se a sua assistência técnica ainda não tem site nem um Perfil da Empresa no Google em ordem, o cliente novo tem dificuldade de chegar até a bancada. O artigo Perfil da Empresa no Google: o que é e como corrigir explica como acertar o perfil.

Próximo passo

Se a sua assistência técnica ainda controla orçamento, OS e caixa em papel, planilha ou WhatsApp espalhado, comece o teste grátis em consertaria.com. Se quer o conjunto inteiro montado, com Perfil no Google, atendente de IA, Consertaria e link de avaliação em todo conserto, veja as 7 peças montadas na sua assistência. Ou manda o nome da assistência e a cidade no WhatsApp, que eu digo por onde começar.